Als Back Office Medewerker ben je een cruciale schakel in de administratieve ondersteuning van de organisatie. Je zorgt voor een efficiënte afhandeling van telefoon- en mailverkeer, orderadministratie en communicatie met klanten en leveranciers. Dankzij jouw nauwkeurigheid en inzet verlopen de processen soepel en draag je bij aan de kwaliteit, klantgerichtheid en efficiëntie van het bedrijf.

Jouw verantwoordelijkheden

• Telefonie en receptiewerk: Beantwoorden, doorschakelen en afhandelen van telefoongesprekken in het Nederlands, Engels, Frans of Duits. Ontvangen en registreren van bezoekers met een gastvrije houding.

• Pakjes- en emailbeheer: Ontvangen, registreren en archiveren van inkomende en uitgaande pakjes en e-mails. Distributie van communicatie naar de juiste afdelingen.

• Orderadministratie:

  • Verwerken van (email) bestelorders en documenten.

  • Beheren van de documentenstroom en besteladministratie.

  • Opvolgen van productie en transport, inclusief het aanmaken van vrachtbrieven en transportdocumenten.

  • Contacten onderhouden met klanten, transporteurs en leveranciers.

  • Bewaken van levertermijnen en informeren van de productie.

  • Controleren en verwerken van facturatiegegevens.

• Professionele dossiers (klantendossiers, vorderingen, ...) voorbereiden en opvolgen (bijwerken, afsluiten, ...)

• Juridische documenten invoeren en de lay-out verzorgen (contracten, verslagen en vonnissen, ...)

• Klanten, leveranciers, bezoekers ontvangen en oriënteren

• Boodschappen noteren en afspraken vastleggen

• Briefwisseling sorteren, verdelen, frankeren en registreren

• E-mails behandelen

• Documenten invoeren en de lay-out verzorgen

• Documenten doorsturen en klasseren

• Gegevens voor de opvolging van de activiteit bijwerken (situatieoverzichten, resultatentabellen, ...)

• Uitvoering van onderhoudscontracten opvolgen en controleren

• De voorraad opvolgen, tekorten vaststellen

• Bestellingen plaatsen

• Een uitdagende en veelzijdige functie in een dynamische werkomgeving.

• Een marktconform salaris met aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden.

• Een gezellige werksfeer waar iedereen elkaar kent en op elkaar kan rekenen.

• Een overeenkomst voor onbepaalde duur met mogelijkheden voor persoonlijke ontwikkeling en specialisatie in een groeiende markt.

• Je spreekt en schrijft vloeiend Nederlands en hebt een goede kennis van Engels of Frans / Duits

• Je hebt een administratieve achtergrond en bij voorkeur ervaring in een vergelijkbare functie

• Zorgvuldigheid

• Creativiteit

• Stressbestendigheid

• Verantwoordelijkheid

• Kritisch denken

• Communiceren

• Assertiviteit

• Commercieel inzicht

• Plannen en organiseren

• Samenwerken

• Flexibiliteit

• Zelfstandigheid

• Inleving

• Initiatief

• Klantgerichtheid