Wanneer je met vakantie bent, ziek thuis zit of tijdelijk niet beschikbaar bent, is het cruciaal om collega’s en externe relaties op de hoogte te stellen van je afwezigheid. Zo voorkom je verwarring en zorg je dat belangrijke vragen bij de juiste persoon terechtkomen. Een goed out-of-officebericht is kort, duidelijk en relevant. Wij maakten een checklist:
✅ Vermeld wanneer je terug bent
Wees concreet over je beschikbaarheid. Bijvoorbeeld:
“Ik ben afwezig tot en met 12 juli en vanaf maandag 15 juli weer bereikbaar.”
✅ Geef een alternatief contactpersoon
Noem duidelijk wie jouw taken overneemt, inclusief contactgegevens:
“Voor urgente zaken kun je terecht bij [Naam], via [e-mailadres of telefoonnummer].”
✅ Pas de toon aan je doelgroep aan
Gebruik voor interne collega’s een informelere toon, terwijl je bij externe contacten formeler blijft. Dit zorgt voor gepaste communicatie per situatie.
✅ Houd het beknopt
Geef alleen de noodzakelijke informatie. Vermijd details over de reden van afwezigheid tenzij die echt relevant zijn. Leuk dat je op vakantie gaat maar te veel in detail treden is niet nodig.
✅ Manage verwachtingen over je responstijd
Laat weten of je na je terugkomst direct alles kunt beantwoorden:
“Ik koppel terug op je mail in de week van [Datum]."
✅ Werk je bericht in meerdere talen uit
Heb je internationale contacten? Voeg dan ook een Engelse versie toe:
“Thank you for your message. I am currently out of office and will return on [date]. For urgent matters, please contact [Name] at [email].”